23 oktober 2020
Thuiswerken – een stappenplan

Thuiswerken: van de nood een deugd maken

Bij veel bedrijven zijn werknemers begin dit jaar plots thuis gaan werken. Spullen werden van kantoor gehaald en thuis neergezet. Als u voor de lange termijn wilt faciliteren dat uw werknemers thuis kunnen werken, is het raadzaam om een thuiswerkbeleid te implementeren. In dit artikel kunt u lezen welke stappen u dient te zetten om een goed en structureel thuiswerkbeleid te implementeren waarbij u voldoet aan alle Arboverplichtingen en overige wetgeving.

 

Stap 1: De behoeftes inventariseren bij werknemers

Als werknemers thuis werken of gaan werken dan moet de werkplek in de eigen woning worden ingericht conform de ergonomische beginselen. Deze beginselen zijn geen wettelijk vastgestelde eisen, maar kunnen worden gezien als uitgangspunten. Allereerst raden wij u aan om te inventariseren of de werkplek juist is ingericht, welke hulpmiddelen de werknemer tot zijn beschikking heeft en welke hulpmiddelen mogelijk nog nodig zijn. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat een werknemer weet of het bureau op de juiste hoogte staat en/of er voldoende verlichting is op de werkplek thuis.

De juiste voorlichting is hierbij zeer van belang. Om werknemers te helpen bij het bepalen of de arbeidsomstandigheden thuis goed zijn, kan bijvoorbeeld een checklist helpen. De werknemer kan dan aan de hand van de checklist zelf beoordelen of zijn werkplek juist is ingericht. Vul hieronder uw gegevens in om een voorbeeld van een dergelijke checklist gemaild te krijgen.

    Download uw document

    Vul onderstaande gegevens in en ontvang het document in uw mailbox.





    Ik wil op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van recht.
    Wanneer u dit formulier gebruikt, gaat u akkoord met met de opslag en verwerking van uw gegevens door deze website.


     

    Stap 2: Bepaal de rol van de ondernemingsraad

    Als een werkgever een thuiswerkbeleid wil implementeren, dan kan de ondernemingsraad ten aanzien van bepaalde aspecten instemmingsrecht hebben. Instemmingsrecht betekent dat de werkgever eerst de ondernemingsraad om instemming moet vragen voordat hij het thuiswerkbeleid kan invoeren.

    Afspraken over of werknemers thuis mogen/kunnen werken hoeven in principe niet te worden voorgelegd aan de ondernemingsraad. Wanneer een werkgever daarentegen het arbobeleid wijzigt of een nieuw systeem wil implementeren zoals een communicatiesysteem voor werkoverleggen thuis of een systeem waardoor de prestaties of de aanwezigheid van werknemers thuis worden gemeten, dan is er wel sprake van instemmingsrecht. Zo heeft de ondernemingsraad bijvoorbeeld instemmingsrecht ten aanzien van arbeidsomstandigheden, personeelsbeoordeling, werkoverleg en voorzieningen voor controle op aanwezigheid, gedrag en prestaties. Bij het implementeren van een thuiswerkbeleid is het dus goed mogelijk dat de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft.

    Het is dus raadzaam om in kaart te brengen welke wijzigingen nodig zijn om het thuiswerken optimaal te implementeren en/of de benodigde wijzigingen vallen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

     

    Stap 3: Maak gebruik van alle fiscale mogelijkheden

    Bij het faciliteren van voorzieningen voor thuiswerkplekken bestaan verschillende fiscale regels. Wanneer u voorzieningen wilt aanschaffen voor uw werknemers om thuis te werken, is het raadzaam om op voorhand te bepalen welke voorzieningen u kunt aanschaffen en onder welke fiscale regelgeving deze vervolgens vallen.

    Zo bestaan er diverse gerichte fiscale vrijstellingen voor het aanschaffen van voorzieningen. U moet dan alleen per voorziening bepalen onder welke gerichte vrijstelling deze valt. De meest relevante vrijstellingen zijn:
    – Vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium;
    – Arbovoorzieningen;
    – Hulpmiddelen, die een werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

    Ook kunt u op basis van fiscale regelgeving bepaalde voorzieningen op nihil waarderen. Alleen zitten er dan strenge eisen aan de werkplek thuis.

    U kunt het beste op voorhand in kaart brengen onder welke fiscale regelgeving (de gerichte vrijstelling of nihilwaardering) de voorzieningen vallen, zodat u naheffing voorkomt.

     

    Stap 4: Documenteer alle afspraken

    Het is belangrijk de afspraken rondom thuiswerken schriftelijk vast te leggen, al is het maar omdat dan aangetoond kan worden dat de afspraken zijn gemaakt. Ook uit fiscale overwegingen is dit belangrijk. Dit kan door middel van een thuiswerkbeleid. In dit beleid staan dan bijvoorbeeld afspraken over het thuiswerken, het gebruik van de voorzieningen, de levering van de voorzieningen, de fiscale regels en de Arbowetgeving. Dit beleid kan natuurlijk worden opgenomen in een personeelshandboek. Daarnaast is het ook raadzaam om individuele afspraken te maken en deze vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. In deze overeenkomst kunnen partijen individuele afspraken maken over onder andere de inrichting van de werkplek, de kosten/het budget voor inrichting van de werkplek, het gebruik/eventuele schade en aansprakelijkheid/gevolgen bij arbeidsongeschiktheid of beëindiging van het dienstverband.

    Meer informatie?
    Mocht u nu naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben of wilt u dat wij meedenken bij het formuleren van een thuiswerkbeleid of uw thuiswerkovereenkomst beoordelen/opstellen? Dan kunt u contact opnemen met

    Moniek Kennis, advocaat Arbeid & Organisatie
    E-mail: kennis@marxman.nl / Telefoonnummer:  033 450 8000

    of één van onze andere arbeidsrechtspecialisten.