Bij het opstellen van een overeenkomst gaat vaak de aandacht uit naar onderwerpen als (i) aansprakelijkheid, (ii) eigendomsvoorbehoud, (iii) intellectueel eigendom, etc. Dat klinkt ook logisch, omdat dit onderwerpen zijn waarover vaak discussie ontstaan tussen partijen.
Maar, wanneer partijen zich bezighouden met deze onderwerpen, dan slaan partijen een paar belangrijke stappen over. Een van die belangrijke stappen is om vast te stellen welke verplichtingen partijen ten opzichte van elkaar hebben. Met andere woorden: wie doet wat?
Afhankelijk van soort overeenkomst
Er zijn verschillende soorten overeenkomsten. Afhankelijk van het soort overeenkomst, is soms in de wet opgenomen wat welke partij moet doen. Echter, dit zijn veelal algemene verplichtingen en veelal niet specifiek toegespitst op de betreffende samenwerking.
Om vast te stellen wat je wel en niet kunt opnemen, is het van belang om eerst vast te stellen wat voor soort overeenkomst partijen zullen sluiten. Voor bepaalde overeenkomsten bestaat een wettelijke regeling, waarvan in bepaalde gevallen niet van die wettelijke regeling mag worden afgeweken.
Wie doet wat?
Wanneer het wettelijk kader is vastgesteld, kunnen partijen doorgaan met het maken van de afspraken die zien op de verplichtingen van elke partij.
Het is wenselijk om zo duidelijk als mogelijk af te spreken welke verplichtingen partijen over en weer hebben. Bijvoorbeeld: wat een partij moet leveren, welke kwaliteit het geleverde dient te hebben, wanneer levering dient plaats te vinden, waar levering dient plaats te vinden, wat er betaald moet worden, wanneer er betaald moet worden, etc.
Wat handig is om op te nemen, is of het een partij is toegestaan om een toeleverancier in te schakelen en zo ja tegen welke voorwaarden.
Wat als?
Als partijen eenmaal hebben afgesproken wat welke partij wanneer moet doen etc., dan is het vervolgens van belang dat partijen afspraken maken over de gevolgen wanneer een partij haar verplichtingen niet of niet goed/tijdig nakomt.
Heeft een partij de gelegenheid om een gebrek te herstellen? Mag een partij nog leveren wanneer er niet tijdig is geleverd? Wat als een product niet meer op voorraad is, mag dan een vervangend product worden geleverd? Mag de samenwerking worden beëindigd wanneer een partij haar verplichtingen niet, niet goed/tijdig nakomt en zo ja onder welke voorwaarden?
Wanneer partijen hierover hebben nagedacht en duidelijke afspraken op papier hebben gezet, voorkomt dit veelal gedoe achteraf.
Resumerend
Vaak hebben partijen met elkaar overleg gehad over de samenwerking, meer specifiek over wat welke partij moet doen. Partijen zetten die afspraken vervolgens op papier, zonder dat op een uitgebreide wijze te doen.
Een risico is dat partijen bepaalde gevolgtrekkingen van de verplichtingen als bekend veronderstellen, maar dat dit achteraf toch anders blijkt te zijn. In zo’n geval had je als partij gewild dat een en ander toch uitgebreider zou zijn opgenomen in de overeenkomst.
Het is van belang om voldoende aandacht te besteden aan het opschrijven van de verplichtingen van de partijen en de gevolgen van die verplichtingen (met name wanneer een verplichting niet of niet goed wordt uitgevoerd). Dit om te voorkomen dat je van bepaalde zaken bent uitgegaan, terwijl dat achteraf niet zo blijkt te zijn.